Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website und der Veranstaltung UP THE HILL ist:

albside e.V.
Eisentalstraße 11
72459 Albstadt
Deutschland

Vertreten durch den Vorstand, insbesondere den 1. Vorsitzenden Sven Schairer.

E-Mail: info@upthehill.run
Website: https://upthehill.run

2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, zur Kommunikation, zur Organisation und Durchführung unserer Veranstaltungen oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Startnummer, Ergebnisdaten, IP-Adresse sowie Foto- und Videoaufnahmen.

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere auf Grundlage von:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern eine Einwilligung erteilt wurde;
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Teilnahmevertrags erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit wir einer rechtlichen Verpflichtung unterliegen;
Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO, soweit die Verarbeitung zum Schutz lebenswichtiger Interessen erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen Dritter erforderlich ist und keine überwiegenden Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person entgegenstehen.

3. Hosting und Bereitstellung der Website

Unsere Website wird bei einem externen Hostinganbieter betrieben. Beim Aufruf der Website verarbeitet der Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten.

Dazu können insbesondere gehören:

IP-Adresse des zugreifenden Geräts;
Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
aufgerufene Seite oder Datei;
zuvor besuchte Seite beziehungsweise Referrer-URL;
übertragene Datenmenge;
verwendeter Browser und Browserversion;
Betriebssystem;
Gerätetyp;
Meldungen über erfolgreiche oder fehlerhafte Zugriffe.

Diese Daten werden in Server-Protokolldateien verarbeitet. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website technisch bereitzustellen, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Fehler zu erkennen und Angriffe oder missbräuchliche Zugriffe abzuwehren.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im sicheren, zuverlässigen und störungsfreien Betrieb der Website.

Wir haben mit dem Hostinganbieter, soweit erforderlich, einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung geschlossen.

Server-Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Eine längere Speicherung kann erfolgen, wenn konkrete Anhaltspunkte für eine rechtswidrige Nutzung bestehen oder die Daten zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

4. Verschlüsselte Verbindung

Diese Website verwendet eine SSL- beziehungsweise TLS-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die zwischen dem Browser und unserem Server übertragen werden, vor dem Zugriff durch Dritte geschützt.

Eine verschlüsselte Verbindung ist in der Regel am Schlosssymbol des Browsers und an der mit „https://“ beginnenden Internetadresse erkennbar.

5. Cookies und vergleichbare Technologien

Unsere Website kann Cookies und vergleichbare Speichertechnologien verwenden. Cookies sind kleine Dateien, die auf dem verwendeten Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden.

Technisch notwendige Cookies werden eingesetzt, soweit sie für die Bereitstellung der Website, die Seitennavigation, Sicherheitsfunktionen oder die Speicherung einer getroffenen Datenschutzauswahl erforderlich sind.

Die Speicherung oder der Zugriff auf Informationen im Endgerät erfolgt bei technisch erforderlichen Funktionen auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt, soweit einschlägig, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Nicht technisch notwendige Cookies und vergleichbare Technologien werden nur eingesetzt, wenn zuvor eine entsprechende Einwilligung erteilt wurde. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Einstellungen des auf der Website eingesetzten Einwilligungswerkzeugs widerrufen oder angepasst werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zusätzlich können Cookies über die Einstellungen des Browsers gelöscht oder blockiert werden. Bei einer vollständigen Deaktivierung können einzelne Funktionen der Website eingeschränkt sein.

6. Einwilligungsverwaltung

Soweit auf dieser Website ein Einwilligungs- beziehungsweise Cookie-Management-System verwendet wird, dient dieses dazu, gesetzlich erforderliche Einwilligungen einzuholen, zu dokumentieren und die ausgewählten Einstellungen zu speichern.

Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Zeitpunkt der Auswahl;
gewählte Einwilligungen und Ablehnungen;
eine technische Kennung;
Informationen zum verwendeten Browser;
gekürzte oder vollständige IP-Adresse, soweit dies technisch erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen datenschutzrechtlichen Nachweispflichten. Soweit die Speicherung der Auswahl technisch erforderlich ist, erfolgt diese außerdem auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG.

Die Angaben werden so lange gespeichert, wie dies zum Nachweis einer rechtskonformen Einwilligungsverwaltung erforderlich ist.

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail, Kontaktformular oder auf einem anderen Weg kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten.

Dazu können insbesondere gehören:

Name;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer;
Inhalt und Zeitpunkt der Nachricht;
weitere freiwillig übermittelte Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.

Bezieht sich die Anfrage auf eine Anmeldung, eine bestehende Teilnahme oder einen sonstigen Vertrag, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage.

Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer sachgerechten Bearbeitung der Anfrage und einer zuverlässigen Kommunikation.

Anfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. Vertrags- oder abrechnungsrelevante Nachrichten können entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen länger gespeichert werden.

8. Anmeldung zu UP THE HILL

Die Anmeldung zu unseren Wettbewerben erfolgt über ein externes Anmelde- und Zeitnahmesystem, insbesondere über RACE RESULT.

Beim Aufruf des Anmeldeportals oder eines auf unserer Website eingebundenen Anmeldeformulars gelten ergänzend die Datenschutzinformationen des jeweiligen Dienstleisters.

Im Rahmen der Anmeldung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Vor- und Nachname;
Geschlecht beziehungsweise Wertungskategorie;
Geburtsdatum und Altersklasse;
Anschrift und Wohnort;
Nationalität;
E-Mail-Adresse und Telefonnummer;
Verein oder Team;
gewählter Wettbewerb;
bestellte Zusatzleistungen;
Startpass- oder Verbandsdaten, soweit erforderlich;
Zahlungs- und Abrechnungsdaten;
Status der Anmeldung und Zahlung;
Einwilligungen und Erklärungen;
Notfallkontakt, sofern abgefragt;
weitere freiwillig angegebene Daten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung der Anmeldung, Verwaltung der Startplätze, Zahlungsabwicklung, Erstellung von Start- und Teilnehmerlisten, Zeitnahme, Durchführung der Veranstaltung, Wertung und Ergebnisdarstellung sowie zur Kommunikation wichtiger Veranstaltungsinformationen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit Daten aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen verarbeitet oder aufbewahrt werden, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Freiwillige Zusatzangaben verarbeiten wir auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder, soweit einschlägig, aufgrund eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Erforderliche Pflichtangaben müssen bereitgestellt werden, damit eine Anmeldung und Teilnahme möglich sind. Ohne diese Angaben kann gegebenenfalls kein Teilnahmevertrag geschlossen oder keine ordnungsgemäße Wertung vorgenommen werden.

9. RACE RESULT, Zeitnahme und Ergebnisdienst

Für Anmeldung, Teilnehmerverwaltung, Startnummernzuordnung, Zeitmessung und Ergebnisdarstellung setzen wir RACE RESULT beziehungsweise von RACE RESULT bereitgestellte Systeme ein.

Hierbei werden die für die Durchführung und Auswertung des Wettbewerbs erforderlichen Daten zwischen uns, dem Zeitnahmedienstleister und den eingesetzten technischen Systemen ausgetauscht.

Während der Veranstaltung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name;
Geburtsjahr oder Altersklasse;
Geschlecht beziehungsweise Wertungskategorie;
Verein oder Team;
Nationalität;
Startnummer;
Wettbewerb und Distanz;
Start-, Zwischen- und Zielzeiten;
Platzierung und Wertung;
Status wie gestartet, im Ziel, nicht gestartet oder ausgeschieden;
Zeitmess- und Transponderdaten.

Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Teilnahmevertrags und zur sportlichen Durchführung der Veranstaltung erforderlich. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit RACE RESULT Daten in unserem Auftrag verarbeitet, besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Soweit RACE RESULT oder andere Dienstleister Daten für eigene Zwecke verarbeiten, gelten ergänzend deren Datenschutzinformationen.

10. Zahlungsabwicklung

Die Zahlung des Startgeldes kann über das Anmeldeportal und dort eingebundene Zahlungsdienstleister erfolgen.

Abhängig von der gewählten Zahlungsart können insbesondere folgende Daten an den jeweiligen Zahlungsdienstleister übermittelt werden:

Name;
Rechnungsanschrift;
E-Mail-Adresse;
Zahlungsbetrag;
Buchungs- oder Vorgangsnummer;
gewählte Zahlungsart;
Konto-, Karten- oder sonstige Zahlungsdaten.

Wir erhalten grundsätzlich nur diejenigen Zahlungsinformationen, die zur Zuordnung und Bestätigung einer Zahlung erforderlich sind. Vollständige Karten- oder Zugangsdaten werden in der Regel unmittelbar durch den Zahlungsdienstleister verarbeitet.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, erfolgt die weitere Speicherung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Für die Verarbeitung durch den jeweiligen Zahlungsdienstleister gelten ergänzend dessen Datenschutzinformationen.

11. Anmeldungs-, Starter- und Teilnehmerlisten

Zur Organisation und transparenten Durchführung der Veranstaltung können Anmeldungs-, Starter- oder Teilnehmerlisten veröffentlicht werden.

Diese Listen können insbesondere folgende Angaben enthalten:

Vor- und Nachname;
Verein oder Team;
Nationalität;
Altersklasse oder Wertungskategorie;
gewählte Distanz;
Startnummer;
Anmeldestatus.

Die Veröffentlichung erfolgt, soweit sie für die sportliche Durchführung des Wettbewerbs und die Information der Teilnehmenden erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen beruht sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen bestehen in der transparenten Organisation, der Zuordnung der Startenden und der sportüblichen Darstellung der Veranstaltung.

Nicht erforderliche Kontaktdaten, Anschriften, vollständige Geburtsdaten und Zahlungsinformationen werden nicht in öffentlich zugänglichen Listen veröffentlicht.

12. Ergebnislisten, Ranglisten und Streckenrekorde

Nach der Veranstaltung veröffentlichen wir Ergebnislisten, Ranglisten, Streckenrekorde und gegebenenfalls historische Ergebnisarchive.

Diese können insbesondere enthalten:

Vor- und Nachname;
Startnummer;
Verein oder Team;
Nationalität;
Altersklasse oder Wertungskategorie;
Wettbewerb und Distanz;
Zwischen- und Endzeiten;
Platzierungen;
Ergebnisstatus;
Veranstaltungsjahr.

Die Veröffentlichung ist Bestandteil der sportlichen Durchführung und Auswertung der Veranstaltung. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen bestehen in der nachvollziehbaren Dokumentation des sportlichen Wettbewerbs, der Darstellung von Rekorden sowie der Führung einer sporthistorischen Ergebnisübersicht.

Ergebnislisten und Streckenrekorde können wegen ihres sporthistorischen und dokumentarischen Charakters grundsätzlich langfristig beziehungsweise dauerhaft gespeichert und veröffentlicht werden. Berechtigte Einwände und besondere persönliche Situationen werden im Einzelfall geprüft.

13. Meldung an Sportverbände und Wertungssysteme

Soweit ein Wettbewerb für externe Serien, Verbandswertungen, Qualifikationen oder Ranglistensysteme anerkannt ist, können die hierfür erforderlichen Ergebnis- und Teilnehmerdaten an die zuständigen Organisationen übermittelt werden.

Dies kann beispielsweise Wertungen im Zusammenhang mit ITRA, UTMB Index, Cup- oder Meisterschaftswertungen betreffen.

Übermittelt werden nur die für die jeweilige Wertung erforderlichen Angaben, insbesondere:

Name;
Geburtsjahr oder Altersklasse;
Geschlecht beziehungsweise Wertungskategorie;
Nationalität;
Wettbewerb;
Zeit;
Platzierung.

Die Verarbeitung und Übermittlung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Wertung Bestandteil des gewählten Wettbewerbs ist.

Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder unseres berechtigten Interesses an der sportlichen Einordnung und Anerkennung der Veranstaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Für eine anschließende eigenständige Verarbeitung durch den jeweiligen Verband oder Plattformbetreiber gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

14. Minderjährige Teilnehmende

Bei der Anmeldung minderjähriger Personen verarbeiten wir zusätzlich die Daten der sorgeberechtigten oder zur Anmeldung befugten Person. Hierzu können insbesondere Name, Kontaktdaten und die Bestätigung der Teilnahmeberechtigung gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur Prüfung und Durchführung der Anmeldung sowie zum Schutz der minderjährigen Person auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. c oder lit. f DSGVO.

Die anmeldende Person ist dafür verantwortlich, dass sie zur Übermittlung der Daten der minderjährigen Person und zur Abgabe der erforderlichen Erklärungen berechtigt ist.

15. Flex-Ticket und Gutscheincodes

Wird ein Flex-Ticket oder eine vergleichbare Umbuchungsoption genutzt, verarbeiten wir die erforderlichen Buchungs- und Kontaktdaten, um die Berechtigung zu prüfen, die Nichtteilnahme beziehungsweise Umbuchung zu dokumentieren und einen Gutscheincode für die Folgeveranstaltung bereitzustellen.

Dazu können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name;
E-Mail-Adresse;
ursprünglich gebuchte Distanz;
gezahltes Startgeld;
Buchungsnummer;
Flex-Ticket-Status;
ausgegebener Gutscheincode.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Daten werden so lange gespeichert, wie dies zur Durchführung der Umbuchung und zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

16. Veranstaltungsbezogene Kommunikation

Wir verwenden die bei der Anmeldung angegebenen Kontaktdaten, um notwendige Informationen zur gebuchten Veranstaltung zu übermitteln.

Dazu gehören beispielsweise:

Anmelde- und Zahlungsbestätigungen;
Änderungen des Zeitplans;
Informationen zur Startnummernausgabe;
Sicherheits- und Pflichtausrüstungshinweise;
Streckenänderungen;
Cut-off-Zeiten;
organisatorische Hinweise;
kurzfristige Hinweise aufgrund der Wetter- oder Gefahrenlage;
Informationen zu Ergebnissen oder zur Nachbereitung der Veranstaltung;
Informationen zur Abwicklung eines Flex-Tickets.

Diese Kommunikation ist Bestandteil der Vertragsdurchführung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Veranstaltungsbezogene Informationen stellen keine allgemeine Werbeeinwilligung dar.

17. Newsletter

17.1 Anmeldung und verarbeitete Daten

Auf unserer Website kann der Newsletter von UP THE HILL abonniert werden. Für die Verwaltung der Abonnements und den Versand verwenden wir das innerhalb unserer WordPress-Website installierte Plugin „The Newsletter Plugin“.

Bei der Newsletteranmeldung verarbeiten wir:

Vorname;
Nachname;
E-Mail-Adresse;
Datum und Uhrzeit der Anmeldung;
Datum und Uhrzeit der Bestätigung;
Einwilligungs- und Abmeldestatus;
gegebenenfalls die bei Anmeldung und Bestätigung verwendete IP-Adresse;
technische Versand-, Zustell- und Fehlerdaten.

Vor- und Nachname werden insbesondere zur persönlichen Ansprache im Newsletter verwendet.

Die Newsletter- und Abonnementdaten werden innerhalb unserer WordPress-Installation beziehungsweise in der zugehörigen Datenbank verarbeitet. Das eingesetzte Plugin stellt die technischen Funktionen zur Anmeldung, Bestätigung, Verwaltung, Abmeldung und zum Versand bereit.

17.2 Double-Opt-in-Verfahren

Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-in-Verfahren.

Nach dem Absenden des Anmeldeformulars wird zunächst eine Bestätigungs-E-Mail an die angegebene Adresse gesendet. Das Abonnement wird erst aktiviert, wenn der darin enthaltene Bestätigungslink aufgerufen wurde.

Dieses Verfahren dient dazu, sicherzustellen, dass die angegebene E-Mail-Adresse tatsächlich der anmeldenden Person gehört, und die erteilte Einwilligung nachweisen zu können.

Rechtsgrundlage für den Versand des Newsletters ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Dokumentation der Anmeldung und Bestätigung erfolgt außerdem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c und lit. f DSGVO.

Unser berechtigtes Interesse besteht im Nachweis einer ordnungsgemäß erteilten Einwilligung und in der Verhinderung missbräuchlicher Anmeldungen.

Wird die Anmeldung nicht innerhalb der vorgesehenen Frist bestätigt, werden die vorläufig gespeicherten Daten gelöscht, sofern keine berechtigten Sicherheits- oder Nachweisgründe entgegenstehen.

17.3 Inhalte des Newsletters

Der Newsletter enthält insbesondere Informationen über:

UP THE HILL und Veranstaltungen des albside e.V.;
Anmeldestart und verfügbare Startplätze;
Strecken, Zeitpläne und organisatorische Neuerungen;
Ergebnisse, Rückblicke, Fotos und Videos;
Partner, Sponsoren und veranstaltungsbezogene Angebote;
weitere Neuigkeiten rund um den Verein und seine Veranstaltungen.

Die Newslettereinwilligung ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Anmeldung oder Teilnahme an einer Veranstaltung.

17.4 Keine personenbezogene Erfolgsmessung

Eine personenbezogene Auswertung von Newsletteröffnungen und angeklickten Links findet nicht statt.

Technisch erforderliche Daten können verarbeitet werden, um den Versand durchzuführen, Zustellungsfehler zu erkennen und die Funktionsfähigkeit des Newsletters sicherzustellen. Diese Daten werden nicht dazu verwendet, individuelle Interessen- oder Nutzungsprofile der Abonnentinnen und Abonnenten zu erstellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einem sicheren und zuverlässigen Newsletterversand.

17.5 Versand und technische Dienstleister

Für die technische Zustellung der E-Mails können unser Hostinganbieter, der Betreiber des Mailservers oder ein gesonderter E-Mail-Versanddienstleister eingesetzt werden.

Dabei werden die für den Versand erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere:

E-Mail-Adresse;
Name, soweit zur persönlichen Ansprache verwendet;
Absender- und Empfängerangaben;
Inhalt des Newsletters;
technische Versand-, Zustell- und Fehlerdaten.

Soweit ein Dienstleister Daten ausschließlich in unserem Auftrag verarbeitet, wird er nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO vertraglich verpflichtet.

17.6 Abmeldung und Widerruf

Die Einwilligung in den Newsletterversand kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Jeder Newsletter enthält hierfür einen Abmeldelink.

Alternativ kann der Widerruf per E-Mail an folgende Adresse gerichtet werden:

info@upthehill.run

Nach der Abmeldung wird die E-Mail-Adresse aus dem aktiven Newsletterverteiler entfernt beziehungsweise für weitere Newsletterversendungen gesperrt.

Der Widerruf betrifft nur den Newsletter. Eine Anmeldung zu einer Veranstaltung sowie notwendige veranstaltungsbezogene Nachrichten bleiben davon unberührt.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

17.7 Speicherdauer

Die Newsletterdaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Abonnement besteht.

Nach der Abmeldung oder dem Widerruf werden die Daten aus dem aktiven Newsletterverteiler gelöscht oder für weitere Newsletterversendungen gesperrt.

Daten, die zum Nachweis der ursprünglich erteilten Einwilligung erforderlich sind, können bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen gespeichert werden. Während dieser Zeit werden sie nicht mehr zum Newsletterversand verwendet.

Technische Versand- und Fehlerdaten werden gelöscht, sobald sie für den ordnungsgemäßen Versand und erforderliche Nachweise nicht mehr benötigt werden.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten und die Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bleiben unberührt.

18. Foto- und Videoaufnahmen bei der Veranstaltung

Bei UP THE HILL können Foto- und Videoaufnahmen durch uns oder von uns beauftragte Personen angefertigt werden. Die Aufnahmen dienen der Dokumentation und Berichterstattung über die Veranstaltung sowie der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins und der Veranstaltung.

Veröffentlichungen können insbesondere erfolgen:

auf upthehill.run und albside.de;
in sozialen Netzwerken;
in Pressemitteilungen und Medienberichten;
in Veranstaltungsrückblicken;
in gedruckten Veranstaltungs- und Vereinsmedien;
gegenüber Partnern und Sponsoren im Zusammenhang mit der Berichterstattung über die Veranstaltung.

Bei Übersichtsaufnahmen, Aufnahmen des Veranstaltungsgeschehens und Aufnahmen, bei denen einzelne Personen nicht im Mittelpunkt stehen, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Unsere berechtigten Interessen bestehen in der Dokumentation, Berichterstattung und Öffentlichkeitsarbeit für den Verein und die Veranstaltung.

Bei gezielten Einzelaufnahmen, Interviews oder besonders hervorgehobenen Darstellungen holen wir erforderlichenfalls eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein.

Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bei Veröffentlichungen aufgrund berechtigter Interessen kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben, Widerspruch eingelegt werden.

Ein Widerruf oder Widerspruch wirkt grundsätzlich für zukünftige Verwendungen. Bereits gedruckte Medien können regelmäßig nicht zurückgerufen werden. Auch eine vollständige Entfernung von Inhalten, die von Dritten übernommen oder weiterverbreitet wurden, kann nicht immer gewährleistet werden.

Wer aus besonderen persönlichen Gründen nicht aufgenommen werden möchte, sollte sich möglichst vor der Veranstaltung oder unmittelbar vor Ort an das Organisationsteam beziehungsweise die fotografierende Person wenden. Wir werden berechtigte Anliegen im Rahmen des organisatorisch und rechtlich Möglichen berücksichtigen.

19. YouTube-Videos

Auf unserer Website können Videos der Plattform YouTube eingebunden sein.

Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Wir verwenden nach Möglichkeit den erweiterten Datenschutzmodus über die Domain youtube-nocookie.com.

Dennoch können beim Laden oder Abspielen eines eingebetteten Videos Daten an Google beziehungsweise YouTube übertragen werden. Dazu können insbesondere die IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer-Daten sowie Angaben über die Nutzung des Videos gehören.

Wenn die nutzende Person gleichzeitig bei Google oder YouTube angemeldet ist, kann Google den Aufruf möglicherweise dem jeweiligen Benutzerkonto zuordnen.

Soweit das YouTube-Video erst nach einer Einwilligung geladen wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über die Datenschutzeinstellungen der Website widerrufen werden.

Bei der Nutzung von Google-Diensten kann eine Verarbeitung von Daten auch außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA, nicht ausgeschlossen werden. Google verwendet hierfür nach eigenen Angaben die gesetzlich vorgesehenen Übermittlungsmechanismen.

Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Google:

https://policies.google.com/privacy

20. Google-Dienste für Strecken- und Verpflegungsinformationen

Einzelne Streckenfunktionen, insbesondere interaktive Höhenprofile oder Informationen zu Verpflegungspunkten, können Daten aus veröffentlichten Google-Tabellen oder vergleichbaren Google-Diensten abrufen.

Beim Abruf solcher Inhalte kann eine Verbindung zu Servern von Google hergestellt werden. Dabei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

IP-Adresse;
Browser- und Geräteinformationen;
Zeitpunkt des Abrufs;
aufgerufene Seite;
Referrer-Informationen.

Anbieter für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist grundsätzlich:

Google Ireland Limited
Gordon House
Barrow Street
Dublin 4
Irland

Soweit der Abruf erst nach einer Einwilligung erfolgt, sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG die Rechtsgrundlagen.

Soweit die Daten ohne Zugriff auf das Endgerät ausschließlich zur technisch erforderlichen Bereitstellung einer ausdrücklich aufgerufenen Streckenfunktion abgerufen werden, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der aktuellen und zuverlässigen Darstellung streckenbezogener Informationen.

Eine Verarbeitung in Drittländern, insbesondere in den USA, kann nicht ausgeschlossen werden.

Weitere Informationen enthält die Datenschutzerklärung von Google:

https://policies.google.com/privacy

21. Externe Links und soziale Netzwerke

Unsere Website enthält Links zu externen Internetseiten und sozialen Netzwerken, insbesondere zu:

Facebook;
Instagram;
Strava;
YouTube;
Partnern und Sponsoren;
Sportverbänden und Wertungssystemen;
Strecken- und Kartenplattformen.

Bei einfachen Verlinkungen wird grundsätzlich erst dann eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter hergestellt, wenn der Link angeklickt wird.

Ab diesem Zeitpunkt ist der Betreiber der externen Internetseite für die dort stattfindende Datenverarbeitung verantwortlich. Auf Inhalte, Datenschutzmaßnahmen und Speicherdauer externer Anbieter haben wir keinen Einfluss.

Bitte beachten Sie daher die Datenschutzinformationen des jeweils aufgerufenen Dienstes.

22. Vereins- und Partnerkommunikation

Soweit im Rahmen einer Anfrage, Kooperation, Partnerschaft oder Sponsoringleistung Kontaktdaten von Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern verarbeitet werden, erfolgt dies zur Anbahnung, Durchführung und Pflege der jeweiligen Zusammenarbeit.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit ein Vertrag mit der betroffenen Person besteht oder angebahnt wird.

Bei Ansprechpartnern eines Unternehmens oder einer Organisation erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten geschäftlichen und organisatorischen Kommunikation.

23. Empfänger personenbezogener Daten

Wir übermitteln personenbezogene Daten nur, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht oder die Übermittlung zur Erfüllung unserer Aufgaben erforderlich ist.

Als Empfänger oder Kategorien von Empfängern kommen insbesondere in Betracht:

Hosting- und IT-Dienstleister;
Anbieter des Anmelde- und Zeitnahmesystems;
Zahlungsdienstleister;
mit der Zeitnahme und Veranstaltungsorganisation beauftragte Personen;
ehrenamtliche Helferinnen und Helfer, soweit ein Zugriff erforderlich ist;
Sportverbände, Serien- und Wertungsorganisationen;
Newsletter- und Kommunikationsdienstleister;
Foto-, Video- und Mediendienstleister;
Steuerberatung, Buchhaltung und Kreditinstitute;
Behörden und öffentliche Stellen bei gesetzlicher Verpflichtung;
Rechtsberatung und Versicherungen bei berechtigtem Anlass.

Dienstleister erhalten grundsätzlich nur die Daten, die sie für die jeweilige Aufgabe benötigen.

Soweit sie als Auftragsverarbeiter tätig werden, werden sie vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet.

24. Datenübermittlungen in Drittländer

Einige eingesetzte oder verlinkte Dienste können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union und des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten.

Eine solche Übermittlung erfolgt nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

Als Grundlage kommen insbesondere in Betracht:

ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;
eine gültige Zertifizierung unter dem EU-US Data Privacy Framework;
geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO;
EU-Standardvertragsklauseln;
eine ausdrückliche Einwilligung;
eine andere gesetzlich vorgesehene Ausnahme.

Bei einer Datenverarbeitung in Staaten ohne ein mit der Europäischen Union vergleichbares Datenschutzniveau kann trotz vertraglicher und technischer Schutzmaßnahmen das Risiko bestehen, dass Behörden auf Daten zugreifen und Rechte betroffener Personen nur eingeschränkt durchgesetzt werden können.

25. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Es gelten insbesondere folgende Kriterien:

Server-Protokolldaten werden nach Ablauf der technisch und sicherheitsbedingt erforderlichen Frist gelöscht;
Kontaktanfragen werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist;
Vertrags-, Buchungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Pflichten aufbewahrt;
Anmeldedaten werden für die Durchführung und Abwicklung der Veranstaltung sowie zur Bearbeitung möglicher Ansprüche gespeichert;
Ergebnislisten, Ranglisten und Streckenrekorde können aufgrund ihres sporthistorischen Dokumentationszwecks langfristig gespeichert werden;
Einwilligungsnachweise können bis zum Ablauf der maßgeblichen Verjährungsfristen aufbewahrt werden;
Foto- und Videoaufnahmen werden gespeichert, solange sie für Dokumentation und Öffentlichkeitsarbeit benötigt werden oder berechtigte Gründe für eine Löschung vorliegen;
Daten aus einem Flex-Ticket werden bis zur vollständigen Abwicklung und anschließend entsprechend gesetzlicher Pflichten gespeichert;
Newsletterdaten werden grundsätzlich bis zur Abmeldung gespeichert.

Wenn die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, löschen wir die betreffenden Daten nach dem Widerruf, sofern keine andere Rechtsgrundlage oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.

26. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen der allgemeinen Website-Nutzung besteht grundsätzlich keine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung personenbezogener Daten.

Für eine Anmeldung und Teilnahme müssen jedoch diejenigen Angaben bereitgestellt werden, die für den Abschluss und die Durchführung des Teilnahmevertrags, die sichere Veranstaltungsorganisation, die Zeitnahme und die Zahlungsabwicklung erforderlich sind.

Ohne diese Daten kann eine Anmeldung oder Teilnahme gegebenenfalls nicht angeboten werden.

Die Anmeldung zum Newsletter ist freiwillig.

27. Automatisierte Entscheidungen und Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet durch uns grundsätzlich nicht statt.

Automatische technische Vorgänge, beispielsweise die Zuordnung zu Altersklassen, Ranglisten oder Preiskontingenten, dienen der Durchführung der Veranstaltung und entfalten keine darüber hinausgehende rechtliche oder ähnlich erhebliche Wirkung.

28. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO: Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen.
Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO: Sie können die Berichtigung unrichtiger und die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Löschung gemäß Art. 17 DSGVO: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung personenbezogener Daten verlangen.
Einschränkung gemäß Art. 18 DSGVO: Sie können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO: Sie können bestimmte Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder deren Übertragung verlangen.
Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO: Sie können einer auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhenden Verarbeitung aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.
Widerruf einer Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Beschwerde gemäß Art. 77 DSGVO: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an:

info@upthehill.run

Zur Vermeidung einer unberechtigten Offenlegung können wir einen geeigneten Nachweis der Identität verlangen.

Das Recht auf Löschung besteht nicht uneingeschränkt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, überwiegende berechtigte Interessen, die Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen sowie gesetzliche Ausnahmen können einer Löschung entgegenstehen.

29. Widerspruch gegen Verarbeitungen aufgrund berechtigter Interessen

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet, besteht nach Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus der besonderen persönlichen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.

Wir verarbeiten die betreffenden Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Werden personenbezogene Daten für Direktwerbung verarbeitet, kann dieser Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprochen werden.

Widersprüche können an folgende Adresse gerichtet werden:

info@upthehill.run

30. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für Baden-Württemberg ist grundsätzlich zuständig:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg

Aktuelle Kontaktdaten und weitere Informationen sind abrufbar unter:

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Die Beschwerde kann unabhängig davon auch bei einer anderen zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde eingereicht werden.

31. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Veränderung, unberechtigtem Zugriff und sonstigem Missbrauch zu schützen.

Die Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technischen Entwicklung und des jeweiligen Risikos überprüft und angepasst.

Eine vollständig risikofreie Datenübertragung über das Internet kann jedoch nicht garantiert werden.

32. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche Vorgaben, unsere Website, eingesetzte Dienste oder Abläufe der Veranstaltung ändern.

Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

Stand: September 2026